Wypowiedzenie umowy najmu lokalu użytkowego – terminy i zasady

Wypowiedzenie umowy najmu lokalu użytkowego wygląda inaczej niż w najmie mieszkania i inaczej przy umowie na czas oznaczony niż nieoznaczony. Różnica bywa kosztowna: przy źle skonstruowanej umowie firma potrafi zostać z czynszem za powierzchnię, z której już nie korzysta. Wyjaśniamy, jak działają terminy ustawowe i co realnie da się zapisać w umowie.

Dwa zupełnie różne scenariusze

Punktem wyjścia jest to, czy umowa została zawarta na czas oznaczony (np. na pięć lat), czy nieoznaczony. Kodeks cywilny traktuje te sytuacje odmiennie i to rozróżnienie przesądza o wszystkim, co dzieje się dalej.

Terminy ustawowe przy umowie na czas nieoznaczony

Jeżeli umowa nie przewiduje własnych terminów, stosuje się art. 673 § 2 KC. Termin zależy od tego, jak często płatny jest czynsz:

• czynsz płatny miesięcznie – wypowiedzenie na miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego;
• czynsz płatny w odstępach dłuższych niż miesiąc – na trzy miesiące naprzód na koniec kwartału kalendarzowego;
• czynsz płatny w odstępach krótszych niż miesiąc – na trzy dni naprzód;
• najem dzienny – na jeden dzień naprzód.

W praktyce biurowej niemal zawsze mamy do czynienia z pierwszym wariantem, więc ustawowy termin to miesiąc ze skutkiem na koniec miesiąca. Strony mogą go wydłużyć – i przy powierzchniach biurowych zwykle to robią, ustalając trzy lub sześć miesięcy.

Umowa na czas oznaczony – furtki trzeba zapisać wcześniej

Art. 673 § 3 KC mówi wprost: jeżeli czas trwania najmu jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie. Bez takich zapisów wcześniejsze zakończenie wymaga zgody drugiej strony.

Typowe klauzule, o które warto zawalczyć na etapie negocjacji:

• Break option – prawo wypowiedzenia po upływie określonego okresu (np. po 24 lub 36 miesiącach), zwykle z odpowiednim wyprzedzeniem i czasem z opłatą rekompensującą niezamortyzowane nakłady.
• Prawo do zmiany powierzchni – możliwość przeniesienia się w obrębie budynku przy wzroście lub redukcji zespołu.
• Prawo podnajmu – zgoda na oddanie części powierzchni podmiotowi trzeciemu, najczęściej za uprzednią zgodą wynajmującego.
• Cesja umowy – przeniesienie praw i obowiązków na spółkę powiązaną przy zmianach w grupie kapitałowej.

Wypowiedzenie ze skutkiem natychmiastowym

Kodeks przewiduje sytuacje, w których najem kończy się bez zachowania terminów. Najemca może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia, jeżeli w chwili wydania rzecz miała wady uniemożliwiające przewidziane w umowie używanie albo wady takie powstały później, a wynajmujący ich nie usunął w odpowiednim czasie (art. 664 § 2 KC). Po stronie wynajmującego analogiczną podstawą jest używanie lokalu w sposób sprzeczny z umową lub zwłoka w zapłacie czynszu.

To narzędzia wyjątkowe. Zanim się po nie sięgnie, warto udokumentować zgłoszenia i wyznaczyć drugiej stronie realny termin na usunięcie problemu – sąd bada właśnie ten ciąg zdarzeń.

Forma i doręczenie

Jeżeli umowa została zawarta na piśmie, jej wypowiedzenie powinno zostać stwierdzone pismem (art. 77 § 2 KC). Wypowiedzenie wysłane wyłącznie mailem bywa skuteczne, ale łatwo je podważyć – bezpieczniej wysłać list polecony za potwierdzeniem odbioru i zachować dowód nadania.

W piśmie wskaż: strony i umowę (data, przedmiot), podstawę wypowiedzenia (klauzula umowna albo przepis), termin wypowiedzenia oraz datę, w której najem się kończy. Wypowiedzenie podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji zgodnie z KRS lub pełnomocnictwem.

Co zrobić przed wydaniem lokalu

Art. 675 § 1 KC nakłada na najemcę obowiązek zwrotu rzeczy w stanie niepogorszonym, przy czym nie odpowiada on za zużycie będące następstwem prawidłowego używania. Przed przekazaniem powierzchni:

• sporządź protokół zdawczo-odbiorczy z dokumentacją zdjęciową;
• spisz stany liczników i ustal sposób rozliczenia mediów;
• uzgodnij na piśmie los aranżacji – demontaż czy pozostawienie;
• ustal termin zwrotu kaucji lub zwolnienia gwarancji;
• zgłoś zmianę adresu do rejestrów i kontrahentów.

Planując przeprowadzkę, warto zacząć od kalendarza wstecz – od daty wydania lokalu, a nie od daty startu w nowym miejscu. Kolejność działań opisujemy w tekście o przeprowadzce biura krok po kroku.

Najczęściej zadawane pytania

Źródła

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (art. 664, 673, 675, 676)