Open space czy gabinety – jak wybrać układ biura dla zespołu

Spór o open space trwa od lat i zwykle jest źle postawiony. Pytanie nie brzmi „co jest lepsze”, tylko „jak pracuje ten konkretny zespół”. Porównujemy oba układy na twardych kryteriach i pokazujemy wariant mieszany, po który sięga dziś większość firm.

Porównanie na pięciu kryteriach

Kiedy open space działa dobrze

• zespoły pracujące projektowo, z dużą liczbą krótkich uzgodnień;
• firmy w fazie wzrostu, gdzie struktura zmienia się kilka razy w roku;
• organizacje, w których wdrażanie nowych osób opiera się na obserwacji pracy starszych kolegów;
• biura z zapleczem stref: kabinami do rozmów i miejscami do skupienia.

Ostatni punkt jest warunkiem, nie dodatkiem. Otwarta przestrzeń bez alternatywy dla rozmowy telefonicznej i pracy w ciszy generuje większość skarg przypisywanych samej koncepcji open space.

Kiedy lepsze są gabinety

• praca na danych wrażliwych i rozmowy objęte poufnością – kancelarie, doradztwo, kadry, opieka zdrowotna;
• zespoły spędzające większość dnia na rozmowach telefonicznych;
• stanowiska wymagające długiej pracy w pełnym skupieniu;
• firmy przyjmujące klientów indywidualnie, bez sali spotkań przy wejściu.

Układ mieszany – najczęstszy wybór

W praktyce większość biur łączy oba rozwiązania: otwarta strefa stanowisk dla zespołów współpracujących, dwa–trzy mniejsze pomieszczenia dla ról wymagających poufności lub ciszy oraz zestaw kabin i sal spotkań dostępnych dla wszystkich.

Przy planowaniu takiego układu sprawdzają się proste proporcje: jedno miejsce do rozmowy telefonicznej na 8–12 stanowisk, jedna większa sala spotkań na zespół do 30 osób i przynajmniej jedna wydzielona strefa pracy w skupieniu. Szerzej opisujemy to w poradniku o aranżacji biura.

Rola samego budynku

Wybór układu bywa ograniczony przez kondygnację. Powierzchnia bez słupów wewnętrznych pozwala zaprojektować dowolny wariant i zmienić go w trakcie trwania umowy; powierzchnia pocięta konstrukcją wymusza podział, którego nie da się cofnąć. Dlatego przy oglądaniu biura warto pytać nie tylko o metry, ale o rozstaw słupów, głębokość traktu i możliwość stawiania ścianek bez ingerencji w instalacje.

Zanim zdecydujesz o układzie, policz potrzebny metraż – pomoże w tym tekst o powierzchni biurowej na pracownika.

Najczęściej zadawane pytania

Źródła

1. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy
2. Państwowa Inspekcja Pracy – organizacja pomieszczeń i stanowisk pracy