Przeprowadzka biura – plan działania krok po kroku

Przeprowadzka biura rzadko rozbija się o transport mebli. Problemem bywa kolejność: aneksy do umów, przeniesienie łączy, zmiana adresu w rejestrach i termin zwrotu starego lokalu, który wypada tydzień przed gotowością nowego. Poniżej harmonogram, który porządkuje te zależności.

Licz kalendarz wstecz, nie w przód

Punktem odniesienia jest data, w której musisz wydać dotychczasowy lokal – wynika ona z umowy i nie podlega negocjacji w ostatniej chwili. Od niej odlicz czas na wyprowadzkę i przywrócenie lokalu do stanu umówionego, a dopiero potem ustalaj datę wprowadzenia się do nowej powierzchni. Zapas dwóch–trzech tygodni między jednym a drugim ratuje większość projektów.

Harmonogram w czterech etapach

IT – etap, który decyduje o przestoju

Najdłuższy termin w całym projekcie ma zwykle uruchomienie łącza w nowej lokalizacji. Zamówienie warto złożyć natychmiast po podpisaniu umowy najmu, jeszcze przed rozpoczęciem prac wykończeniowych. Przy okazji ustal:

• czy budynek ma doprowadzone łącze światłowodowe i kto jest operatorem;
• gdzie znajduje się punkt styku i jak przebiega trasa do serwerowni najemcy;
• czy potrzebne jest łącze zapasowe od drugiego operatora;
• kto odpowiada za okablowanie strukturalne w ramach wykończenia;
• jak przeniesiecie numerację telefoniczną.

Zmiana adresu – gdzie trzeba ją zgłosić

Zmiana adresu siedziby lub miejsca prowadzenia działalności wymaga aktualizacji danych w rejestrze: w Krajowym Rejestrze Sądowym dla spółek albo w CEIDG dla jednoosobowej działalności. Zgłoszenie w rejestrze aktualizuje część danych podatkowych, ale warto zweryfikować zakres w konkretnej sytuacji.

Poza rejestrami adres zmienia się w wielu miejscach jednocześnie – i to zwykle te drobne pozycje zostają na koniec:

• banki, ubezpieczyciele, leasingodawcy;
• umowy z dostawcami usług i mediów;
• faktury i szablony dokumentów, stopki mailowe, wizytówki;
• strona internetowa, wizytówka w mapach, profile w serwisach branżowych;
• korespondencja – warto rozważyć przekierowanie na okres przejściowy.

Uwaga terminologiczna: siedziba spółki to w prawie miejscowość, a nie dokładny adres. Różnica ma znaczenie przy przeprowadzce w obrębie tego samego miasta – piszemy o tym w tekście siedziba spółki a adres biura.

Zwrot starego lokalu

Przed wydaniem powierzchni sporządź protokół zdawczo-odbiorczy z dokumentacją zdjęciową, spisz liczniki i uzgodnij na piśmie los aranżacji. Jeżeli umowa nakłada obowiązek przywrócenia stanu poprzedniego, zaplanuj te prace jako osobne zadanie z własnym terminem – bywa, że zajmują więcej czasu niż sama przeprowadzka. Zasady rozliczenia nakładów opisujemy w tekście o fit-oucie biura.

Lista kontrolna na ostatni tydzień

1. Plan rozmieszczenia stanowisk rozesłany do zespołu.
2. Kartony oznaczone numerem docelowego stanowiska, nie nazwiskiem.
3. Sprzęt IT spakowany osobno, z listą numerów seryjnych.
4. Dostęp do budynku i wind uzgodniony z zarządcami obu obiektów.
5. Osoba dyżurna pierwszego dnia pracy w nowym miejscu.
6. Klucze, karty dostępu i piloty do zwrotu policzone.

Najczęściej zadawane pytania

Źródła

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (art. 675, 676 – zwrot lokalu i ulepszenia)
2. Portal Biznes.gov.pl – obowiązki informacyjne przedsiębiorcy