Fit-out biura – co to jest i kto płaci za wykończenie powierzchni

Fit-out to wykończenie i wyposażenie powierzchni biurowej pod konkretnego najemcę – od ścianek działowych i instalacji po podłogi i oświetlenie. Termin pada na każdym spotkaniu o najmie i decyduje o dwóch rzeczach: ile realnie zapłacisz na starcie i jak szybko wprowadzisz zespół.

Co obejmuje fit-out

Zakres bywa różny, ale w typowym projekcie biurowym mieszczą się w nim:

• podział powierzchni – ścianki działowe, zabudowy szklane, drzwi;
• wykończenie – posadzki, sufity podwieszane, malowanie, akustyka;
• instalacje – rozprowadzenie elektryki, sieci teleinformatycznej, punktów przyłączeniowych, dostosowanie klimatyzacji do docelowego układu pomieszczeń;
• oświetlenie i sterowanie;
• elementy stałe – aneks kuchenny, recepcja, zabudowa sal spotkań.

Meble, sprzęt IT i dekoracje zwykle są poza fit-outem i idą z osobnego budżetu najemcy – warto to potwierdzić, bo bywa to źródło nieporozumień przy porównywaniu ofert.

Standardy wydania powierzchni

Żaden z wariantów nie jest z zasady tańszy. W modelu turn-key nakład wraca do wynajmującego w czynszu rozłożonym na lata umowy, w modelu shell & core płacisz więcej na starcie, ale masz pełną kontrolę nad projektem i wykonawcą.

Budżet wykończenia w umowie najmu

Na rynku biurowym powszechne jest ustalenie budżetu fit-outu jako kwoty na metr kwadratowy powierzchni najmu. Umowa powinna precyzować:

• wysokość budżetu i to, czy jest kwotą netto;
• co się w nim mieści, a co jest poza zakresem;
• kto wybiera wykonawcę i kto odpowiada za odbiory;
• co dzieje się z niewykorzystaną częścią budżetu;
• zasady rozliczenia, jeśli najem zakończy się przed terminem.

Ostatni punkt bywa pomijany, a to on decyduje o realnym koszcie wcześniejszego wyjścia z umowy. Jeżeli wynajmujący sfinansował wykończenie, zwykle oczekuje zwrotu niezamortyzowanej części nakładu – i ta kwota powinna być policzalna z zapisów umowy, a nie ustalana po fakcie.

Ile trwa fit-out

Harmonogram zależy od skali i standardu wyjściowego. Na proces składają się: koncepcja układu, projekt wykonawczy, uzgodnienia z zarządcą budynku, wybór wykonawcy, realizacja i odbiory. Przy powierzchni kilkuset metrów kwadratowych w standardzie deweloperskim mówimy zwykle o kilku–kilkunastu tygodniach od zatwierdzenia projektu.

Dlatego datę przekazania powierzchni i datę rozpoczęcia naliczania czynszu warto rozdzielić. Okres na wykończenie, w którym czynsz nie jest naliczany, to standardowy element negocjacji.

Na co uważać przy planowaniu

• Układ przed metrażem. Otwarta kondygnacja bez słupów wewnętrznych daje więcej swobody niż większa powierzchnia pocięta konstrukcją.
• Instalacje pod docelowy podział. Przesuwanie punktów elektrycznych i nawiewów po fakcie jest znacznie droższe niż zaprojektowanie ich od razu.
• Akustyka. Sale spotkań i strefy skupienia wymagają rozwiązań, które trudno dołożyć później.
• Zapas na wzrost. Warto zaprojektować układ tak, aby dołożenie stanowisk nie oznaczało przebudowy.

Punktem wyjścia jest rzetelne policzenie potrzebnej powierzchni – piszemy o tym w tekście o tym, ile metrów kwadratowych przypada na pracownika. Sam układ stref omawiamy w poradniku o aranżacji biura.

Najczęściej zadawane pytania

Źródła

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (art. 662, 676 – nakłady i ulepszenia)
2. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie