W umowach najmu biur czynsz prawie nigdy nie jest stały przez cały okres obowiązywania kontraktu. Standardem rynkowym jest klauzula waloryzacyjna – zapis, który raz w roku podnosi stawkę o wskaźnik ogłaszany przez urząd statystyczny. Nie jest to podwyżka negocjowana z najemcą, tylko mechanizm, który uruchamia się sam. Warto więc zrozumieć go zanim się podpisze, a nie w styczniu, kiedy przychodzi pierwsza skorygowana faktura.

Skąd w ogóle bierze się waloryzacja

Podstawą jest art. 358¹ § 2 Kodeksu cywilnego, który pozwala stronom zastrzec w umowie, że wysokość świadczenia pieniężnego będzie ustalana według innego niż pieniądz miernika wartości. W najmie komercyjnym tym miernikiem jest zwykle wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych. Skutek jest prosty: czynsz ma zachować realną wartość mimo inflacji, a wynajmujący nie musi co roku otwierać negocjacji.

Dla najemcy oznacza to, że planując budżet na kilka lat, nie można przyjąć stawki z umowy jako niezmiennej. Trzeba założyć corocznie rosnącą podstawę – i policzyć, jak ten wzrost wygląda przy różnych scenariuszach inflacji.

Trzy wskaźniki, na które najczęściej trafisz

Różnica między CPI a HICP nie jest kosmetyczna – to dwie różne metodyki i dwa różne koszyki. Przy czynszu w euro sprawdź dodatkowo, po jakim kursie i z którego dnia przeliczana jest faktura, bo waloryzacja i kurs to dwa niezależne mechanizmy, które potrafią zadziałać w tę samą stronę.

Pięć rzeczy, które trzeba sprawdzić w zapisie

• Który dokładnie wskaźnik – nazwa, instytucja publikująca i okres, za jaki jest liczony. „Wskaźnik inflacji” bez doprecyzowania to zapis, który rodzi spór.
• Data pierwszej waloryzacji – czy liczy się od pierwszego pełnego roku najmu, czy już od najbliższego stycznia, nawet jeśli umowa zaczęła się w listopadzie.
• Czy waloryzacja jest jednokierunkowa – większość umów przewiduje wyłącznie wzrost; przy wskaźniku ujemnym czynsz zostaje na poziomie z poprzedniego roku.
• Czy obejmuje też opłatę eksploatacyjną – to osobna pozycja, która zwykle rozlicza się według rzeczywistych kosztów, a nie według wskaźnika. Szczegóły rozbieramy w tekście o tym, co obejmuje opłata eksploatacyjna w biurowcu.
• Tryb powiadomienia – czy wynajmujący ma obowiązek poinformować o nowej stawce pisemnie i z jakim wyprzedzeniem, oraz czy brak powiadomienia odracza skutek.

Jak to przeliczyć na własnym budżecie

Najprostszy sposób to zbudować tabelę na cały okres umowy i wpisać w niej trzy scenariusze wskaźnika – ostrożny, umiarkowany i wysoki. Dane historyczne do takiego ćwiczenia GUS publikuje w formie miesięcznych szeregów sięgających 1982 roku, więc nie trzeba niczego zgadywać. Liczy się jedna rzecz: waloryzacja składa się rok do roku, więc jej efekt na piątym roku najmu jest wyraźnie większy niż suma prostych podwyżek.

Drugi krok to zestawienie wyniku z całkowitym kosztem miesięcznym, a nie z samym czynszem. Do porównania potrzebujesz czynszu po waloryzacji, opłaty eksploatacyjnej, mediów, parkingu i kosztu zabezpieczenia umowy – to ostatnie potrafi zostać przeliczone w górę razem z czynszem, o czym piszemy przy okazji kaucji i gwarancji bankowej w najmie biura.

Co realnie da się wynegocjować

• Górny limit (cap) – maksymalny roczny wzrost, na przykład na poziomie uzgodnionego procentu, niezależnie od tego, jak wysoki będzie wskaźnik.
• Okres karencji – brak waloryzacji w pierwszym pełnym roku najmu, co bywa łatwiejsze do uzyskania niż obniżka stawki bazowej.
• Waloryzacja tylko od części czynszu – rozwiązanie spotykane przy dłuższych umowach i większych metrażach.
• Jasny mechanizm zastępczy – co się stanie, jeśli instytucja przestanie publikować dany wskaźnik albo zmieni metodykę jego liczenia.

Warto pamiętać, że klauzula waloryzacyjna jest tylko jednym z kilkunastu zapisów, które decydują o rzeczywistym koszcie najmu. Pełną listę punktów do przejrzenia przed podpisem zebraliśmy w poradniku umowa najmu biura – na co zwrócić uwagę.

Najczęstsze pytania

Czy waloryzacja czynszu jest obowiązkowa?

Nie wynika z przepisu, tylko z umowy. Kodeks cywilny jedynie dopuszcza taki zapis, więc jego kształt – wskaźnik, termin, ewentualny limit – jest przedmiotem ustaleń stron.

Czy czynsz może spaść przy ujemnym wskaźniku?

Tylko jeśli umowa tak stanowi. Typowa klauzula rynkowa działa jednokierunkowo: przy wskaźniku ujemnym stawka pozostaje na poziomie z poprzedniego okresu.

Czy waloryzacja obejmuje opłatę eksploatacyjną?

Zwykle nie. Opłata eksploatacyjna rozlicza się według rzeczywistych kosztów utrzymania budynku i zmienia się niezależnie od wskaźnika inflacji.

Od kiedy liczy się pierwszą waloryzację?

Zależy od zapisu: albo od rocznicy zawarcia umowy, albo od pierwszego stycznia po jej rozpoczęciu. Ta druga wersja bywa mniej korzystna przy umowach podpisywanych pod koniec roku.

Czy da się ograniczyć roczny wzrost czynszu?

Tak, poprzez górny limit waloryzacji wpisany do umowy albo karencję w pierwszym roku najmu. Oba rozwiązania są przedmiotem negocjacji, nie standardem.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (klauzula waloryzacyjna, art. 358¹ § 2; najem, art. 659 i n.)
• GUS – miesięczne wskaźniki cen towarów i usług konsumpcyjnych od 1982 r.
• Eurostat – Harmonised Indices of Consumer Prices (HICP)

Sprawdź warunki najmu biura w Giant →

System BMS (Building Management System) to centralny system zarządzania budynkiem: oprogramowanie, sterowniki i czujniki, które w jednym miejscu nadzorują instalacje biurowca, przede wszystkim ogrzewanie, wentylację i klimatyzację, a także oświetlenie, liczniki mediów i alarmy techniczne. Odpowiedź na pytanie „BMS, co to jest” jest więc krótka: to „mózg” budynku, który zbiera dane z instalacji i steruje nimi według harmonogramów, czujników i ustawień zarządcy. Dla najemcy oznacza to stabilniejszy komfort w biurze, szybszą reakcję na awarie i lepszą kontrolę nad zużyciem energii, która trafia później do rozliczeń.

Co to jest system BMS i jak działa

W normach spotkasz też skróty BAS i BACS (Building Automation and Control Systems). Idea jest ta sama: instalacje budynku pracują jako jeden, nadzorowany układ, a nie każda osobno.

System BMS ma zwykle trzy warstwy:

• Warstwa obiektowa – czujniki temperatury, wilgotności, jakości powietrza i obecności, liczniki energii, ciepła i wody, siłowniki zaworów i przepustnic.
• Warstwa automatyki – sterowniki w rozdzielniach i centralach wentylacyjnych, które na bieżąco regulują pracę urządzeń według zadanych parametrów.
• Warstwa zarządzania – oprogramowanie, w którym obsługa techniczna widzi cały budynek, ustawia harmonogramy, odbiera alarmy i analizuje trendy zużycia.

Producenci systemów opisują to podobnie. Siemens przedstawia swoją platformę Desigo CC jako centralny punkt zarządzania HVAC, oświetleniem, ochroną przeciwpożarową i bezpieczeństwem, z modułem do odczytu liczników energii i raportowania zużycia. Dla najemcy ważniejsze od marki jest to, co podłączono do systemu i jak zarządca z niego korzysta.

Czym steruje BMS w biurowcu

Zakres zależy od budynku, ale w nowoczesnym biurowcu klasy A system BMS najczęściej obejmuje:

• HVAC – centrale wentylacyjne, klimatyzację, ogrzewanie i węzeł cieplny. To największy odbiorca energii i główny obszar, w którym automatyka daje oszczędności.
• Oświetlenie części wspólnych – harmonogramy, czujniki ruchu w korytarzach, garażu i klatkach schodowych.
• Liczniki i podliczniki – energia elektryczna, ciepło, chłód, woda. Od nich zależy, czy da się sprawiedliwie przypisać zużycie do konkretnego najemcy lub piętra.
• Alarmy techniczne – awaria pompy, przegrzanie serwerowni, zalanie, spadek ciśnienia w instalacji. System powiadamia obsługę, zanim problem zauważą pracownicy.
• Integracje z systemami bezpieczeństwa – kontrolą dostępu, monitoringiem, sygnalizacją pożaru. Często są to osobne systemy, które wymieniają z BMS dane lub sygnały.

BMS nie naprawi źle dobranej klimatyzacji. Szerzej o samym komforcie cieplnym piszemy w tekście o klimatyzacji i komforcie cieplnym w biurze.

Funkcja BMS a korzyść dla najemcy

Dla menedżera biura i CFO liczy się przełożenie techniki na codzienną pracę zespołu i na koszty. Poniższe zestawienie porządkuje najważniejsze funkcje.

BMS a koszty mediów i opłata eksploatacyjna

Zużycie energii przez instalacje wspólne budynku wpływa na koszty, które najemcy pokrywają w rozliczeniach z wynajmującym. Z tego powodu jakość automatyki to temat finansowy, nie tylko techniczny. Co dokładnie wchodzi w te rozliczenia, wyjaśniamy osobno w artykule o opłacie eksploatacyjnej w biurowcu.

Wpływ automatyki na efektywność energetyczną opisuje norma ISO 52120-1 „Energy performance of buildings – Contribution of building automation, controls and building management – Part 1: General framework and procedures”, w Europie wydana jako EN ISO 52120-1. Zastąpiła ona wcześniejszą normę EN 15232-1:2017, na którą wciąż powołuje się wiele materiałów branżowych. Norma dzieli systemy automatyki na klasy: od D (instalacje bez automatyki, nieefektywne energetycznie), przez C (poziom referencyjny) i B (zaawansowana automatyka), po A (najwyższy poziom, m.in. sterowanie według rzeczywistego zapotrzebowania w poszczególnych pomieszczeniach i monitoring energii).

Dla najemcy z tej klasyfikacji wynika praktyczny wniosek: sam napis „budynek ma BMS” niewiele mówi. Znaczenie ma to, które funkcje są wdrożone i czy zarządca faktycznie z nich korzysta. Dobrze ustawiony system potrafi ograniczyć zużycie, a system pracujący na ustawieniach z dnia odbioru budynku może działać niewiele lepiej niż zwykła automatyka.

BMS nie obniża rachunków sam z siebie. Oszczędności daje dopiero połączenie dobrej automatyki, pomiarów i aktywnej obsługi technicznej, która analizuje dane i koryguje ustawienia.

BMS, BREEAM i obowiązki informacyjne

Automatyka i pomiary pojawiają się także w certyfikacji budynków. W BREEAM International New Construction (wersja 6) kryterium Ene 02a „Energy monitoring” nagradza podliczanie energii. Liczniki mają pozwalać przypisać co najmniej 90% szacowanego rocznego zużycia każdego nośnika energii do kategorii zastosowań (np. ogrzewanie, wentylacja, oświetlenie). W budynkach o powierzchni od 1 000 m² liczniki powinny być częścią systemu monitorowania i zarządzania energią, a przykładem takiego systemu jest BEMS. W budynkach z najemcami liczniki mają objąć zasilanie każdej odrębnej jednostki lub piętra. Jeśli chcesz wiedzieć, co jeszcze oznacza certyfikat dla użytkownika biura, przeczytaj tekst o certyfikacie BREEAM z perspektywy najemcy.

Drugi obszar to przepisy. Ustawa z 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków przewiduje, że przy zawarciu umowy najmu właściciel lub zarządca przekazuje najemcy kopię świadectwa charakterystyki energetycznej. Świadectwo nie opisuje szczegółowo BMS, ale pokazuje zapotrzebowanie budynku na energię, więc warto zestawić je z informacjami o automatyce.

Co sprawdzić podczas oględzin biura

Na spotkaniu z wynajmującym nie musisz znać się na automatyce. Wystarczy kilka konkretnych pytań:

• Co jest podłączone do BMS? HVAC to minimum. Zapytaj też o oświetlenie części wspólnych, liczniki i alarmy techniczne.
• Jak wygląda podliczanie mediów? Czy energia i chłód w lokalu są mierzone osobno, czy rozliczane proporcjonalnie do powierzchni?
• Jaki wpływ na temperaturę ma najemca? Czy w pomieszczeniach są panele lub regulatory, w jakim zakresie można zmieniać nastawy?
• Jak działa budynek poza godzinami pracy? Czy da się zamówić pracę klimatyzacji wieczorem lub w sobotę i jak jest to rozliczane?
• Kto obsługuje system? Czy budynek ma stałą obsługę techniczną i jak szybko reaguje na zgłoszenia?
• Czy zarządca udostępnia dane? Raporty zużycia przydają się do kontroli kosztów i do raportowania ESG.

Pełną listę kryteriów wyboru lokalu znajdziesz w przewodniku po wyborze biura do wynajęcia, a to, czym w ogóle wyróżnia się budynek tej klasy, opisujemy w tekście o biurowcu klasy A.

Jak to wygląda w Giant

Giant przy ul. Głogowskiej 151 w Poznaniu to biurowiec klasy A z certyfikatem BREEAM na poziomie Very Good. Budynek ma system zarządzania budynkiem BMS, klimatyzację (MVAC) i wentylację mechaniczną, a źródłem ciepła jest węzeł cieplny. Bezpieczeństwo zapewniają system kontroli dostępu oraz 24-godzinna ochrona i monitoring, a w budynku działa wewnętrzny system telekomunikacyjny.

Instalacje są ukryte w podłogach technicznych i sufitach podwieszanych, co ułatwia dopasowanie biura do potrzeb najemcy. Giant oferuje 19 654 m² powierzchni najmu na siedmiu kondygnacjach, od pojedynczych modułów po całe piętra, przy minimalnej powierzchni ok. 150 m². W budynku jest 9 wind szybkobieżnych, 291 miejsc parkingowych i 10 stacji ładowania samochodów elektrycznych.

Szczegóły dotyczące zakresu BMS w konkretnym lokalu i sposobu rozliczania mediów najlepiej omówić z zespołem ds. wynajmu (tel. +48 61 306 86 00, pn–pt 8:00–16:00). Dostępne piętra i lokale znajdziesz na stronie wynajem, standard budynku na stronie inwestycja, a pytanie o ofertę możesz wysłać przez formularz zapytania o wynajem.

Najczęściej zadawane pytania

BMS – co to jest w prostych słowach?

BMS (Building Management System) to system, który zbiera dane z instalacji budynku i steruje nimi z jednego miejsca. Obejmuje głównie ogrzewanie, wentylację i klimatyzację, a często także oświetlenie, liczniki mediów i alarmy techniczne.

Czy system BMS obniża koszty najemcy?

Może je obniżyć, bo ogranicza pracę instalacji wtedy, gdy nie jest potrzebna, a zużycie energii instalacji wspólnych trafia do rozliczeń z najemcami. Efekt zależy jednak od zakresu wdrożonych funkcji i od tego, czy zarządca aktywnie analizuje dane i koryguje ustawienia.

Czym różni się BMS od BACS i BEMS?

BACS to określenie używane w normach dla systemów automatyki i sterowania budynku, BMS to potoczna nazwa całego systemu zarządzania budynkiem. BEMS to system nastawiony na monitorowanie i zarządzanie energią, często będący częścią BMS.

Czy najemca ma dostęp do systemu BMS?

Zwykle pełny dostęp ma obsługa techniczna budynku, a najemca korzysta z regulatorów w pomieszczeniach i zgłasza potrzeby zarządcy. Zakres nastaw i dostęp do raportów zużycia warto ustalić przed podpisaniem umowy.

Jaki jest związek BMS z certyfikatem BREEAM?

BREEAM nagradza m.in. podliczanie energii według zastosowań i według najemców, a w większych budynkach liczniki powinny być częścią systemu monitorowania i zarządzania energią. Rozbudowana automatyka i pomiary ułatwiają więc spełnienie kryteriów energetycznych certyfikatu.

Źródła

• Ustawa z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków (Dz.U. 2014 poz. 1200), Internetowy System Aktów Prawnych / ELI
• BRE, BREEAM International New Construction v6 – Ene 02a Energy monitoring
• Regin – Introducing ISO 52120-1:2021, the new standard for energy-efficient building automation
• LineMetrics – Building Automation Class A (EN ISO 52120)
• Siemens – Desigo CC, platforma zarządzania budynkiem

Pierwsze własne biuro to moment, w którym młoda firma po raz pierwszy podpisuje zobowiązanie na kilka lat. Dylemat jest zawsze ten sam: elastyczność kontra koszt i wizerunek. Poniżej praktyczna ścieżka decyzji dla zespołów, które wyrosły z pracy zdalnej i przestrzeni współdzielonych.

Trzy scenariusze na start

Przy zespole powyżej mniej więcej ośmiu–dziesięciu osób własna powierzchnia zwykle przestaje być droższa od abonamentów w przestrzeni współdzielonej – warto po prostu policzyć obie opcje na miesiąc i na osobę. Porównanie obu modeli rozwijamy w tekście coworking czy własne biuro.

Co policzyć przed pierwszą rozmową

• Liczbę stanowisk na dzień szczytu, a nie liczbę etatów.
• Metraż z zapasem 10–15% na wzrost w trakcie trwania umowy.
• Całkowity koszt miesięczny: czynsz, opłata eksploatacyjna, media, parking, internet.
• Budżet startowy: zabezpieczenie umowy, wykończenie, meble, sprzęt, przeprowadzka.
• Datę graniczną – od kiedy zespół musi być na miejscu.

Elastyczność, którą warto wynegocjować

Młoda firma nie potrzebuje najniższej stawki – potrzebuje możliwości zmiany zdania. Zapisy, o które warto zawalczyć:

• prawo pierwszeństwa do sąsiedniej powierzchni przy wzroście zespołu;
• możliwość przeniesienia się w obrębie budynku;
• prawo podnajmu części powierzchni;
• klauzula wcześniejszego wypowiedzenia po określonym okresie;
• okres bez czynszu na czas wykończenia powierzchni.

Bez takich zapisów umowa na czas oznaczony wiąże do końca okresu – wyjaśniamy to w tekście o wypowiedzeniu umowy najmu lokalu użytkowego.

Adres, który pracuje na firmę

Dla młodej firmy adres bywa elementem wiarygodności – przy rozmowach z inwestorami, dużymi klientami i w rekrutacji. Liczy się jednak nie sam prestiż, ale to, co za nim stoi: recepcja odbierająca przesyłki, sala spotkań, w której można przyjąć klienta, parking dla gości i czytelne oznaczenie firmy w budynku.

Kwestie formalne rejestracji siedziby porządkujemy w tekście siedziba spółki a adres biura.

Czego nie robić na starcie

• Nie wynajmuj pod maksimum planów. Powierzchnia „na wyrost” kosztuje co miesiąc, a plany bywają weryfikowane.
• Nie porównuj ofert po stawce czynszu. Licz sumę wszystkich opłat na metr.
• Nie odkładaj tematu łącza. To najdłuższy termin w całym procesie.
• Nie podpisuj bez klauzuli wyjścia lub rozbudowy, jeśli spodziewasz się zmian w zespole.

Najczęściej zadawane pytania

Coworking czy własne biuro na start?

Przy zespole do kilku osób i nieprzewidywalnym wzroście – coworking. Powyżej ośmiu–dziesięciu osób własna powierzchnia zwykle przestaje być droższa w przeliczeniu na osobę.

Jak duże biuro wynająć dla startującej firmy?

Pod liczbę stanowisk w dniu największej obecności, z zapasem 10–15% na wzrost w trakcie trwania umowy.

Jakie zapisy w umowie są ważne dla młodej firmy?

Prawo pierwszeństwa do sąsiedniej powierzchni, możliwość przeniesienia w obrębie budynku, prawo podnajmu, klauzula wcześniejszego wypowiedzenia i okres bez czynszu na wykończenie.

Ile kosztuje uruchomienie pierwszego biura?

Poza czynszem trzeba uwzględnić zabezpieczenie umowy, wykończenie, meble, sprzęt i przeprowadzkę. Te pozycje bywają wyższe niż kilka pierwszych miesięcy najmu.

Czy adres biura ma znaczenie dla startupu?

Ma, ale liczy się praktyka: recepcja, sala spotkań dla klientów, parking dla gości i widoczne oznaczenie firmy w budynku.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (najem, art. 659 i n.)
• Portal Biznes.gov.pl – zakładanie i prowadzenie działalności gospodarczej

Zobacz moduły biurowe dla mniejszych zespołów →

Spór o open space trwa od lat i zwykle jest źle postawiony. Pytanie nie brzmi „co jest lepsze”, tylko „jak pracuje ten konkretny zespół”. Porównujemy oba układy na twardych kryteriach i pokazujemy wariant mieszany, po który sięga dziś większość firm.

Porównanie na pięciu kryteriach

Kiedy open space działa dobrze

• zespoły pracujące projektowo, z dużą liczbą krótkich uzgodnień;
• firmy w fazie wzrostu, gdzie struktura zmienia się kilka razy w roku;
• organizacje, w których wdrażanie nowych osób opiera się na obserwacji pracy starszych kolegów;
• biura z zapleczem stref: kabinami do rozmów i miejscami do skupienia.

Ostatni punkt jest warunkiem, nie dodatkiem. Otwarta przestrzeń bez alternatywy dla rozmowy telefonicznej i pracy w ciszy generuje większość skarg przypisywanych samej koncepcji open space.

Kiedy lepsze są gabinety

• praca na danych wrażliwych i rozmowy objęte poufnością – kancelarie, doradztwo, kadry, opieka zdrowotna;
• zespoły spędzające większość dnia na rozmowach telefonicznych;
• stanowiska wymagające długiej pracy w pełnym skupieniu;
• firmy przyjmujące klientów indywidualnie, bez sali spotkań przy wejściu.

Układ mieszany – najczęstszy wybór

W praktyce większość biur łączy oba rozwiązania: otwarta strefa stanowisk dla zespołów współpracujących, dwa–trzy mniejsze pomieszczenia dla ról wymagających poufności lub ciszy oraz zestaw kabin i sal spotkań dostępnych dla wszystkich.

Przy planowaniu takiego układu sprawdzają się proste proporcje: jedno miejsce do rozmowy telefonicznej na 8–12 stanowisk, jedna większa sala spotkań na zespół do 30 osób i przynajmniej jedna wydzielona strefa pracy w skupieniu. Szerzej opisujemy to w poradniku o aranżacji biura.

Rola samego budynku

Wybór układu bywa ograniczony przez kondygnację. Powierzchnia bez słupów wewnętrznych pozwala zaprojektować dowolny wariant i zmienić go w trakcie trwania umowy; powierzchnia pocięta konstrukcją wymusza podział, którego nie da się cofnąć. Dlatego przy oglądaniu biura warto pytać nie tylko o metry, ale o rozstaw słupów, głębokość traktu i możliwość stawiania ścianek bez ingerencji w instalacje.

Zanim zdecydujesz o układzie, policz potrzebny metraż – pomoże w tym tekst o powierzchni biurowej na pracownika.

Najczęściej zadawane pytania

Co jest lepsze: open space czy gabinety?

Nie ma odpowiedzi uniwersalnej. Open space sprzyja współpracy i elastyczności, gabinety – poufności i skupieniu. Większość firm wybiera układ mieszany.

Ile miejsc do rozmów telefonicznych potrzeba w open space?

Praktyczna zasada to jedno miejsce na 8–12 stanowisk pracy, uzupełnione co najmniej jedną salą spotkań.

Czy open space jest tańszy?

Zwykle tak, zarówno w wykorzystaniu metrażu, jak i koszcie wykończenia – ale wymaga inwestycji w akustykę i kabiny do rozmów.

Dla jakich zespołów gabinety są konieczne?

Dla pracujących na danych poufnych, prowadzących rozmowy telefoniczne przez większość dnia oraz przyjmujących klientów indywidualnie.

Co w budynku ogranicza wybór układu?

Rozstaw słupów, głębokość traktu i położenie pionów instalacyjnych. Kondygnacja bez słupów wewnętrznych pozwala na dowolny podział i późniejsze zmiany.

Źródła

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy
• Państwowa Inspekcja Pracy – organizacja pomieszczeń i stanowisk pracy

Zobacz otwarte kondygnacje bez słupów →

Temperatura w biurze jest jednym z najczęstszych źródeł konfliktów w zespołach i jedną z rzeczy, których nie da się naprawić meblami. O komforcie decyduje projekt instalacji budynku – dlatego warto sprawdzić go przy oglądaniu powierzchni, a nie w pierwszym upalnym tygodniu.

Wentylacja to nie to samo co klimatyzacja

Dwie różne funkcje, często mylone. Wentylacja odpowiada za wymianę powietrza – dostarcza świeże i usuwa zużyte. Klimatyzacja odpowiada za temperaturę, a często także za wilgotność. Biuro może mieć sprawną klimatyzację i jednocześnie duszne powietrze, jeśli wymiana powietrza jest niewystarczająca.

Przy oglądaniu powierzchni warto zapytać osobno o oba systemy: skąd pobierane jest świeże powietrze, czy centrala ma odzysk ciepła i jak wygląda regulacja w obrębie jednej kondygnacji.

Sterowanie – kto ustawia temperaturę

Przegrzewanie i strona świata

Duże przeszklenia to zaleta, dopóki nie zaczynają działać jak szklarnia. Powierzchnia od strony południowej i zachodniej wymaga osłon – rolet, żaluzji zewnętrznych albo szkła o odpowiednich parametrach. Warto zapytać, jak budynek radzi sobie latem i czy najemcy zgłaszają przegrzewanie konkretnych stron.

Sprawdzić da się to prosto: obejrzeć powierzchnię w godzinach popołudniowych w słoneczny dzień, zamiast rano.

Co mówią przepisy

Ogólne przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia w pomieszczeniach pracy odpowiedniej temperatury, wymiany powietrza oraz zabezpieczenia przed wilgocią, niekorzystnymi warunkami cieplnymi i nasłonecznieniem. Wymagania techniczne dotyczące wentylacji i klimatyzacji w budynkach określa rozporządzenie w sprawie warunków technicznych.

W praktyce oznacza to, że część odpowiedzialności spoczywa na pracodawcy jako najemcy, ale możliwość jej wypełnienia zależy od instalacji budynku – dlatego warto ustalić podział obowiązków w umowie najmu.

Serwis i koszty

• Kto serwisuje instalację w obrębie powierzchni najemcy i jak często;
• Gdzie kończy się zakres wynajmującego – zwykle na urządzeniach wspólnych, ale granica bywa ustalana różnie;
• Jak rozliczany jest koszt chłodu i ogrzewania: w opłacie eksploatacyjnej, według licznika, czy proporcjonalnie do powierzchni;
• Jaki jest czas reakcji obsługi technicznej na zgłoszenie awarii.

Sposób rozliczenia mediów opisujemy szerzej w tekście o opłacie eksploatacyjnej. Ustawienie stanowisk względem okien i światła omawiamy natomiast w poradniku o ergonomii stanowiska pracy.

Krótka lista kontrolna

• Czy klimatyzacja ma sterowanie w obrębie powierzchni najemcy?
• Ile stref przypada na jedną kondygnację?
• Czy okna są otwieralne?
• Jak zabezpieczone są przeszklenia od południa i zachodu?
• Czy centrala wentylacyjna ma odzysk ciepła?
• Kto odpowiada za serwis i jaki jest czas reakcji?

Najczęściej zadawane pytania

Czym różni się wentylacja od klimatyzacji?

Wentylacja wymienia powietrze – dostarcza świeże i usuwa zużyte. Klimatyzacja odpowiada za temperaturę i często wilgotność. Biuro potrzebuje obu funkcji.

Czy w biurze można samodzielnie ustawiać temperaturę?

Zależy od budynku. Najwygodniejsze jest sterowanie w obrębie powierzchni najemcy; jedna strefa na całą kondygnację bywa źródłem konfliktów w zespole.

Czy okna otwieralne mają znaczenie przy klimatyzacji?

Tak. Dają swobodę w przejściowych porach roku i stanowią zabezpieczenie na wypadek awarii instalacji.

Jak sprawdzić, czy biuro się przegrzewa?

Obejrzeć powierzchnię w słoneczne popołudnie, od strony południowej lub zachodniej, i zapytać o zgłoszenia innych najemców oraz rodzaj osłon przeciwsłonecznych.

Kto odpowiada za temperaturę w pomieszczeniach pracy?

Obowiązek zapewnienia odpowiednich warunków spoczywa na pracodawcy, ale możliwość jego realizacji zależy od instalacji budynku – dlatego podział obowiązków warto zapisać w umowie najmu.

Źródła

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy
• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie
• Państwowa Inspekcja Pracy

Sprawdź standard instalacji w Giant →

Parking bywa pierwszym pytaniem najemcy i ostatnim punktem negocjacji. Tymczasem to jeden z elementów, które najtrudniej zmienić po podpisaniu umowy – liczba miejsc w budynku jest skończona. Zbieramy to, co warto ustalić, zanim parking stanie się problemem.

Ile miejsc realnie potrzebuje firma

Punktem wyjścia jest wskaźnik: liczba miejsc postojowych przypadająca na określoną powierzchnię najmu. Jest on ustalany w umowie i w praktyce różni się między budynkami. Warto policzyć potrzeby osobno dla trzech grup:

• pracownicy dojeżdżający samochodem – nie cały zespół, tylko ta część, która realnie nie ma dogodnego dojazdu komunikacją;
• goście – spotkania, rekrutacje, dostawy; brak miejsca dla klienta psuje pierwsze wrażenie skuteczniej niż niedokończone wykończenie biura;
• flota firmowa – auta serwisowe i handlowe, które stoją na miejscu przez większość dnia.

Zasady, które warto zapisać w umowie

Ładowanie samochodów elektrycznych

Punkty ładowania przestały być dodatkiem wizerunkowym – dla części zespołów są warunkiem korzystania z auta służbowego. Kwestię infrastruktury ładowania w budynkach reguluje ustawa o elektromobilności i paliwach alternatywnych, która przewiduje obowiązki dotyczące punktów ładowania i przygotowania instalacji w budynkach niemieszkalnych dysponujących odpowiednio dużą liczbą stanowisk postojowych; zakres i terminy określa sama ustawa.

Z punktu widzenia najemcy warto ustalić rzeczy praktyczne:

• ile punktów ładowania jest dostępnych i jakiej mocy;
• czy są ogólnodostępne, czy przypisane do konkretnych najemców;
• jak rozliczana jest energia i czy koszt trafia do opłaty eksploatacyjnej;
• czy istnieje możliwość dołożenia punktów na wniosek najemcy i kto ponosi koszt;
• czy instalacja elektryczna budynku ma zapas mocy na rozbudowę.

Ostatni punkt jest najważniejszy w dłuższej perspektywie – to on decyduje, czy za dwa lata da się zwiększyć liczbę ładowarek bez modernizacji przyłącza.

Parking rowerowy i zaplecze

Zadaszony, monitorowany parking rowerowy z dostępem kartą, szatnia i prysznic to zestaw, który realnie zmienia strukturę dojazdów w zespole. Kosztuje ułamek tego co miejsca samochodowe, a dla części pracowników jest ważniejszy. Warto sprawdzić liczbę stojaków, sposób zabezpieczenia i dostępność zaplecza higienicznego.

Parking a codzienna organizacja pracy

W modelu hybrydowym obłożenie parkingu zmienia się z dnia na dzień – w dni pełnej obecności bywa niewystarczające, w pozostałe stoi pusty. Rozwiązaniem bywa pula wspólna z rezerwacją zamiast miejsc przypisanych na stałe. To ustalenie organizacyjne, ale wymaga zapisu w umowie, jeśli miejsca mają być przypisane do najemcy.

O tym, jak model hybrydowy wpływa na resztę wymagań wobec biura, piszemy w tekście o pracy hybrydowej a wielkości biura.

Najczęściej zadawane pytania

Ile miejsc parkingowych powinno przypadać na biuro?

Wskaźnik ustala umowa najmu i różni się między budynkami. Potrzeby warto policzyć osobno dla pracowników dojeżdżających autem, gości i floty firmowej.

Czy miejsca parkingowe są wliczone w czynsz?

Część zwykle tak, a miejsca dodatkowe są płatne osobno. Zasady i koszt powinny wynikać wprost z umowy.

Czy biurowce muszą mieć ładowarki do samochodów elektrycznych?

Obowiązki w tym zakresie wynikają z ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych i dotyczą budynków niemieszkalnych z odpowiednio dużą liczbą stanowisk postojowych.

O co zapytać w kwestii ładowarek EV?

O liczbę i moc punktów, zasady dostępu, sposób rozliczania energii oraz o to, czy instalacja budynku ma zapas mocy na rozbudowę.

Czy parking rowerowy ma znaczenie dla najemcy?

Tak. Zadaszone i monitorowane stojaki wraz z szatnią i prysznicem zauważalnie zwiększają liczbę osób dojeżdżających bez samochodu.

Źródła

• Ustawa z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych
• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie

Zapytaj o parking i miejsca dla gości →