Wyposażenie biura – lista na przeprowadzkę do nowego biura

Wyposażenie biura przy przeprowadzce dzieli się na dwie części: to, co dostajesz razem z budynkiem, i to, co musisz kupić, zamówić lub zorganizować sam. W biurowcu klasy A instalacje, klimatyzacja, podłogi techniczne i sufity są zwykle gotowe, a po stronie najemcy zostają meble, sieć i sprzęt IT, technika w salach spotkań, aneks kuchenny oraz obowiązki pracodawcy z zakresu BHP i pierwszej pomocy. Poniżej lista według stref, tabela „kto co zapewnia” i przepisy, które warto znać.

Co zwykle zapewnia budynek, a co najemca

Zanim zaczniesz kompletować listę zakupów, ustal z wynajmującym, w jakim stanie przejmujesz lokal i co obejmuje aranżacja. Zakres prac adaptacyjnych i to, kto je finansuje, opisaliśmy osobno we wpisie o fit-oucie biura.

Tabela pokazuje typowy podział w nowoczesnym biurowcu. Ostateczny zakres wynika z umowy najmu i ustaleń dotyczących aranżacji.

Pozycje „zależy od zakresu aranżacji” zapisz w protokole ustaleń, zanim zamówisz meble. Jeśli dopiero wybierasz lokal, zobacz też, czym wyróżnia się biurowiec klasy A.

Strefa pracy: biurka, krzesła i przechowywanie

Zacznij od liczby stanowisk na dzień przeprowadzki i planu wzrostu na okres najmu oraz decyzji, czy część miejsc działa w modelu hot desk.

• biurka w liczbie stanowisk plus rezerwa na nowe osoby,
• krzesła obrotowe dla każdego stanowiska,
• kontenery lub szafki osobiste, szczególnie przy pracy rotacyjnej,
• szafy na dokumenty, w tym zamykane, jeśli przechowujesz dane osobowe w papierze,
• uchwyty na monitory, podnóżki i uchwyty na dokumenty dla osób, które o nie poproszą,
• listwy zasilające i organizery kabli.

Część tej listy wynika wprost z przepisów. Rozporządzenie w sprawie BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe po nowelizacji z 2023 roku określa, że krzesło powinno mieć m.in. podstawę co najmniej pięciopodporową z kółkami, regulację wysokości siedziska i oparcia, możliwość obrotu o 360° i regulowane podłokietniki. Przewiduje też, że na życzenie pracownika stanowisko wyposaża się w podnóżek oraz w regulowany uchwyt na dokumenty, jeśli praca wymaga korzystania z dokumentów. Przy laptopie używanym na stanowisku co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy trzeba zapewnić stacjonarny monitor lub podstawkę oraz osobną klawiaturę i mysz. Szczegóły ustawienia stanowiska opisujemy we wpisie o ergonomii stanowiska pracy w biurze.

Ogólne przepisy BHP wymagają, by na każdego pracownika jednocześnie zatrudnionego w pomieszczeniu stałej pracy przypadało co najmniej 13 m³ wolnej objętości i co najmniej 2 m² wolnej powierzchni podłogi, niezajętej przez sprzęt. To minimum przy planowaniu liczby biurek.

Sale spotkań i strefy rozmów

Przy spotkaniach hybrydowych sala bez działającego ekranu i dobrego dźwięku szybko traci sens.

• stół i krzesła dopasowane do liczby miejsc w sali,
• ekran lub projektor z łatwym podłączeniem laptopa,
• kamera i mikrofon do wideokonferencji, dobrane do wielkości sali,
• tablica suchościeralna lub flipchart,
• system rezerwacji sal, choćby w kalendarzu firmowym,
• budki lub małe pokoje do rozmów telefonicznych, jeśli biuro jest otwarte.

O podziale otwartej przestrzeni na strefy piszemy w tekście jak urządzić biuro w open space.

Kuchnia, aneks i strefa socjalna

Pytanie „co musi mieć biuro” często zaczyna się właśnie od kuchni. Ogólne przepisy BHP zobowiązują pracodawcę do zapewnienia wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów. Obowiązek urządzenia osobnej jadalni dotyczy pracodawców zatrudniających powyżej dwudziestu osób na jednej zmianie, ale rozporządzenie wprost wyłącza z niego zakłady, w których wykonuje się wyłącznie prace biurowe.

• lodówka o pojemności dopasowanej do liczby osób,
• czajnik, ekspres do kawy, mikrofalówka,
• zmywarka albo zlew z ociekaczem,
• dystrybutor wody lub filtr,
• naczynia, sztućce, środki czystości.

Ustal z wynajmującym, czy zabudowa aneksu i przyłącza wody są w zakresie aranżacji. Od tego zależy, czy kupujesz tylko AGD, czy również meble kuchenne.

IT i sieć: co zamówić z wyprzedzeniem

Łącze internetowe potrafi wymagać więcej czasu niż dostawa mebli, dlatego zamów je zaraz po podpisaniu umowy najmu. Harmonogram całej przeprowadzki rozpisaliśmy we wpisie przeprowadzka biura krok po kroku.

• łącze internetowe, najlepiej z łączem zapasowym od innego operatora,
• router, przełączniki, punkty dostępowe Wi-Fi,
• szafa teleinformatyczna (rack) i zasilanie awaryjne UPS,
• osobna sieć Wi-Fi dla gości,
• drukarki i skanery, z miejscem na ich ustawienie,
• monitory, stacje dokujące, klawiatury i myszy,
• telefony lub licencje telefonii w chmurze.

Serwerownię lub większą szafę ze sprzętem zgłoś przed aranżacją, bo zwykle wymaga osobnego chłodzenia i zasilania.

BHP, pierwsza pomoc i ochrona przeciwpożarowa

Kodeks pracy w art. 209¹ zobowiązuje pracodawcę do zapewnienia środków niezbędnych do udzielania pierwszej pomocy, zwalczania pożarów i ewakuacji, do wyznaczenia pracowników odpowiedzialnych za pierwszą pomoc oraz za działania przeciwpożarowe i ewakuację, a także do zapewnienia łączności ze służbami ratowniczymi.

• apteczka – ogólne przepisy BHP przewidują apteczki, a ich liczbę, rozmieszczenie i wyposażenie ustala się w porozumieniu z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami,
• instrukcja udzielania pierwszej pomocy i wykaz osób przeszkolonych, wywieszone przy apteczce,
• oznakowanie miejsca apteczki zgodnie z Polską Normą, w miejscu łatwo dostępnym,
• wyznaczone osoby do pierwszej pomocy oraz do działań przeciwpożarowych i ewakuacji,
• instrukcje BHP udostępnione pracownikom do stałego korzystania,
• ocena warunków pracy na stanowiskach z monitorami, przeprowadzana także po każdej zmianie organizacji i wyposażenia stanowisk, czyli również po przeprowadzce.

Z gaśnicami jest inaczej. Ustawa o ochronie przeciwpożarowej nakłada obowiązek wyposażenia budynku w gaśnice i urządzenia przeciwpożarowe na właściciela, a odpowiedzialność może przejąć zarządca lub użytkownik na podstawie umowy. Rozporządzenie o ochronie przeciwpożarowej budynków określa m.in., że odległość z każdego miejsca, w którym może przebywać człowiek, do najbliższej gaśnicy nie powinna przekraczać 30 m, a dostęp do gaśnicy powinien mieć co najmniej 1 m szerokości. Sprawdź więc w umowie, kto odpowiada za gaśnice w lokalu, i nie zastawiaj ich meblami.

Jak to wygląda w Giant

Giant to biurowiec klasy A przy ul. Głogowskiej 151 w Poznaniu, z certyfikatem BREEAM na poziomie Very Good. Część pozycji z naszej listy jest tu elementem standardu budynku:

• klimatyzacja (MVAC) i wentylacja mechaniczna, zarządzane przez system BMS,
• podłogi dystansowe (techniczne), które kryją instalacje, oraz sufity podwieszane,
• system kontroli dostępu, 24-godzinna ochrona i monitoring,
• wewnętrzny system telekomunikacyjny,
• 9 wind szybkobieżnych,
• 92 stojaki rowerowe i punkt naprawy rowerów,
• dziedziniec z zielenią, strefą wypoczynku, restauracją i usługami, a większość biur ma własny balkon.

Powierzchnie zaczynają się od ok. 150 m², a sąsiadujące moduły na piętrze można łączyć, co ułatwia dopasowanie lokalu do liczby stanowisk. Budynek ma 291 miejsc parkingowych i 10 stacji ładowania samochodów elektrycznych, przy czym miejsca parkingowe nie są wliczone w czynsz i ustala się je jako opcję dodatkową. Standard budynku opisujemy na stronie o inwestycji, a dostępne piętra i lokale znajdziesz w zakładce wynajem. Pytania o konkretny lokal możesz wysłać przez formularz zapytania o wynajem.

Najczęściej zadawane pytania

Co musi mieć biuro zgodnie z przepisami?

Pracodawca musi zapewnić m.in. stanowiska z monitorami spełniające minimalne wymagania rozporządzenia, wodę zdatną do picia lub inne napoje, apteczkę i system pierwszej pomocy oraz osoby wyznaczone do pierwszej pomocy i ewakuacji. Zakres tych działań dostosowuje się do liczby pracowników i rodzaju pracy.

Czy w biurze trzeba mieć jadalnię?

Obowiązek urządzenia jadalni dotyczy pracodawców zatrudniających powyżej dwudziestu pracowników na jednej zmianie, ale nie obejmuje zakładów, w których wykonuje się wyłącznie prace biurowe. Pracodawca nadal musi zapewnić wodę zdatną do picia lub inne napoje.

Kto odpowiada za gaśnice w wynajmowanym biurze?

Zgodnie z ustawą o ochronie przeciwpożarowej obowiązek wyposażenia budynku w gaśnice ma właściciel, a odpowiedzialność może w całości lub w części przejąć zarządca lub użytkownik na podstawie umowy. Dlatego warto sprawdzić, co w tej sprawie mówi umowa najmu.

Czy pracodawca musi kupić pracownikowi podnóżek?

Tak, jeśli pracownik o to poprosi. Rozporządzenie o stanowiskach z monitorami ekranowymi przewiduje podnóżek na życzenie pracownika, a przy pracy z dokumentami także regulowany uchwyt na dokumenty.

Od czego zacząć kompletowanie wyposażenia biura?

Od ustalenia z wynajmującym, co obejmuje standard budynku i aranżacja lokalu, a potem od zamówienia łącza internetowego, które ma zwykle najdłuższy czas realizacji. Meble zamawiaj po zatwierdzeniu planu rozmieszczenia stanowisk.

Źródła

• Rozporządzenie w sprawie BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 58
• Nowelizacja rozporządzenia o monitorach ekranowych z 18.10.2023, Dz.U. 2023 poz. 2367
• Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, Dz.U. 2003 nr 169 poz. 1650
• Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245 (art. 209¹)
• Ustawa o ochronie przeciwpożarowej, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 188 (art. 4)
• Rozporządzenie w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, Dz.U. 2023 poz. 822 (§ 32–33)