Kontrola dostępu to zestaw rozwiązań, które decydują, kto, kiedy i do jakiej części budynku może wejść. W biurowcu dotyczy to trzech poziomów jednocześnie: wejścia do budynku, wind i klatek schodowych oraz drzwi do biura konkretnego najemcy. Dla firmy, która wynajmuje powierzchnię, to nie tylko kwestia bezpieczeństwa, ale też codziennej wygody pracowników i gości. Poniżej wyjaśniamy, jak działa kontrola dostępu w biurowcu, jakie są jej rodzaje i o co zapytać przed podpisaniem umowy najmu.
Jak działa kontrola dostępu w biurowcu
System składa się z czytników przy drzwiach, identyfikatorów, którymi posługują się użytkownicy, oraz oprogramowania, w którym nadaje się i odbiera uprawnienia. Każde przyłożenie karty czy telefonu do czytnika jest sprawdzane: system wie, do których stref dana osoba ma dostęp i w jakich godzinach. Jeśli uprawnienia się zgadzają, zamek się otwiera, a zdarzenie trafia do rejestru.
W budynku wielonajemcowym uprawnienia są warstwowe. Zarządca budynku odpowiada za wejścia główne, garaż i części wspólne, a najemca — za drzwi do własnej powierzchni. Dobrze zaprojektowany system pozwala obu stronom zarządzać swoją częścią bez wzajemnego wchodzenia sobie w drogę.
Rodzaje identyfikatorów
| Identyfikator | Zalety | Na co uważać |
|---|---|---|
| Karta zbliżeniowa | Prosta, tania, znana pracownikom | Łatwo ją zgubić lub pożyczyć; trzeba prowadzić ewidencję wydanych kart |
| Brelok | Wygodny, wytrzymały | Te same ryzyka co karta |
| Telefon (aplikacja mobilna) | Nie trzeba wydawać kart, uprawnienia nadaje się zdalnie | Wymaga aplikacji i telefonu z odpowiednią funkcją |
| Kod PIN | Nie wymaga nośnika | Kody bywają przekazywane dalej; sprawdza się raczej jako drugi składnik |
| Biometria | Identyfikatora nie da się pożyczyć | Dane biometryczne to szczególna kategoria danych osobowych — stosuje się ją wyjątkowo |
Trzy poziomy dostępu w biurowcu
Wejście do budynku i recepcja
To pierwsza linia. Pracownicy najemców przechodzą przez czytniki lub bramki, a goście zgłaszają się w recepcji. W budynkach klasy A recepcja i ochrona działają zwykle całą dobę, a wejścia są objęte monitoringiem.
Windy, klatki i garaż
Uprawnienia mogą ograniczać, na które piętra dana osoba wjedzie windą i czy wjedzie do garażu. Dzięki temu gość wjeżdża tylko na piętro firmy, którą odwiedza, a kierowca tylko na poziom swojego miejsca parkingowego.
Drzwi do biura najemcy
Najemca decyduje, kto wchodzi do jego powierzchni i do pomieszczeń wewnątrz, na przykład serwerowni czy archiwum. Warto ustalić, czy drzwi do biura są wpięte w system budynku, czy najemca może zamontować własny.
Obsługa gości
Goście to najsłabszy punkt każdego systemu. Dobrą praktyką jest wcześniejsze zgłaszanie wizyt przez pracownika: recepcja ma listę nazwisk, wydaje tymczasowy identyfikator z dostępem tylko na właściwe piętro i odbiera go przy wyjściu. Coraz częściej gość dostaje jednorazowy kod na telefon i nie musi czekać przy ladzie. Przy dużych spotkaniach warto uprzedzić recepcję z wyprzedzeniem — skraca to kolejkę przy wejściu.
Kontrola dostępu a dane osobowe
Rejestr wejść i wyjść to dane osobowe, więc system musi spełniać wymogi RODO: jasny cel przetwarzania, ograniczony czas przechowywania i informację dla osób, których dane dotyczą. Jeżeli najemca jako pracodawca chce dodatkowo wprowadzić monitoring wizyjny w swoim biurze, obowiązują go przepisy Kodeksu pracy o monitoringu (art. 222), w tym obowiązek poinformowania pracowników. Biometrię stosuje się wyjątkowo, bo dane biometryczne podlegają szczególnej ochronie.
O co zapytać przed podpisaniem umowy najmu
- Czy budynek ma całodobową ochronę i recepcję, a wejścia są monitorowane?
- Jaki identyfikator dostają pracownicy i ile kosztuje dodatkowa lub zgubiona karta?
- Czy można ograniczyć dostęp do pięter i garażu dla poszczególnych osób?
- Jak wygląda rejestracja gości i czy można zgłaszać wizyty z wyprzedzeniem?
- Czy drzwi do biura są w systemie budynku i kto nadaje uprawnienia — zarządca czy najemca?
- Czy budynek jest dostępny poza godzinami pracy i w weekendy?
- Czy koszty ochrony i recepcji są w opłacie eksploatacyjnej?
Ustalenia warto zapisać w umowie albo w regulaminie budynku. Na co jeszcze zwrócić uwagę, opisaliśmy w tekście o umowie najmu biura.
Najczęściej zadawane pytania
Co to jest kontrola dostępu?
To system, który decyduje, kto, kiedy i do której części budynku może wejść. Składa się z czytników, identyfikatorów (kart, breloków, telefonów) i oprogramowania do nadawania uprawnień.
Kto zarządza kontrolą dostępu w biurowcu?
Zwykle zarządca budynku odpowiada za wejścia główne, windy, garaż i części wspólne, a najemca za drzwi do własnego biura. Zakres warto ustalić przed podpisaniem umowy.
Jak wejść do biurowca jako gość?
Gość zgłasza się w recepcji, gdzie otrzymuje tymczasowy identyfikator albo kod. Najlepiej, gdy pracownik firmy zgłosi wizytę wcześniej.
Czy rejestr wejść to dane osobowe?
Tak. System kontroli dostępu przetwarza dane osobowe, więc musi spełniać wymogi RODO, m.in. dotyczące celu i czasu przechowywania danych.
Czy w Giant Office jest kontrola dostępu?
Tak. Budynek ma system kontroli dostępu oraz całodobową ochronę i monitoring.
Bezpieczeństwo w Giant Office
W biurowcu Giant Office przy ul. Głogowskiej 151 w Poznaniu standardem są system kontroli dostępu, całodobowa ochrona z monitoringiem i system zarządzania budynkiem. Jak BMS współpracuje z innymi instalacjami, wyjaśniamy w tekście o systemie BMS w biurowcu. Jeżeli chcesz poznać szczegóły obsługi gości i dostępu do garażu, napisz przez stronę kontaktu albo sprawdź ofertę biur do wynajęcia w Poznaniu.
Źródła
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO): EUR-Lex — art. 5 (zasady przetwarzania) i art. 9 (szczególne kategorie danych, w tym biometryczne).
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy, art. 222 (monitoring wizyjny): ISAP.
Tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan przepisów: październik 2026.
