Jednego dnia potrzebujemy ciszy i skupienia, chwilę później miejsca do wspólnej pracy, szybkiej rozmowy 1:1 albo spotkania z klientem. Trudno oczekiwać, że każda z tych sytuacji będzie równie komfortowa przy tym samym biurku. Dlatego nowoczesne biuro powinno odpowiadać na różne sposoby pracy. Jak zaprojektować biuro, które daje pracownikom odpowiednie warunki do konkretnych zadań?
Jak zaprojektować biuro wokół potrzeb zespołu?
Punktem wyjścia nie powinna być wyłącznie liczba pracowników i biurek. Warto najpierw przyjrzeć się temu, jakie zadania rzeczywiście wykonuje zespół w ciągu dnia.
Czy większość pracy wymaga koncentracji? Jak często odbywają się spotkania? Czy pracownicy często konsultują projekty w małych grupach? Czy firma przyjmuje klientów na miejscu?
Dopiero odpowiedzi na takie pytania pokazują, jakich przestrzeni naprawdę potrzeba. Nie każda firma musi mieć rozbudowane strefy lounge, kilka sal konferencyjnych czy osobne pokoje do każdej aktywności. Dobrze zaplanowane strefy w biurze mają konkretną funkcję i wynikają ze sposobu pracy zespołu.
Jakie strefy warto zaplanować w nowoczesnym biurze?
Strefa skupienia
Nie każde zadanie można wygodnie wykonać w miejscu, w którym przez cały czas odbywają się rozmowy. Focus zone, czyli strefa skupienia, sprawdza się podczas pracy wymagającej większej koncentracji, na przykład przygotowywania analiz, dokumentów czy pracy koncepcyjnej. Nie musi to być osobny gabinet. Może nią być spokojniejsza część biura, kilka stanowisk odsuniętych od głównego ciągu komunikacyjnego albo wydzielona przestrzeń do cichej pracy.
Przestrzeń do pracy zespołowej
Wspólne omawianie projektu czy burza mózgów potrzebują innych warunków niż indywidualna praca. Przestrzeń zespołowa powinna umożliwiać swobodną rozmowę i pracę kilku osób bez przeszkadzania tym, którzy w tym samym czasie potrzebują ciszy. Może to być większy wspólny stół, przestrzeń z ekranem do prezentowania materiałów albo mniej formalne miejsce przeznaczone do szybkiego zebrania zespołu. Najważniejsze jest dopasowanie jej wielkości do rzeczywistych potrzeb. Jeśli większość zespołów pracuje w grupach po trzy lub cztery osoby, ogromna przestrzeń do współpracy niekoniecznie będzie najlepszym wykorzystaniem dostępnego metrażu.
Sale spotkań i miejsce na krótkie rozmowy
Nie każda rozmowa wymaga dużej sali konferencyjnej. Warto rozróżnić przestrzeń do większych spotkań, prezentacji czy wideokonferencji od miejsca, w którym dwie lub trzy osoby mogą szybko omówić projekt. Jeśli firma najczęściej organizuje niewielkie spotkania, kilka mniejszych przestrzeni może być bardziej użyteczne niż jedna duża sala zajmowana przez godzinę dziennie. Przy projektowaniu warto więc patrzeć nie tylko na liczbę spotkań, ale również na ich typową wielkość i charakter.
Strefa nieformalna i miejsce odpoczynku
Te dwa miejsca mogą wyglądać podobnie, ale nie zawsze pełnią dokładnie tę samą funkcję.
Strefa nieformalna może służyć do krótkiej rozmowy, luźnej konsultacji czy wspólnego omówienia pomysłu. Kanapa, fotele i niewielki stolik tworzą inne warunki niż klasyczna sala konferencyjna. Miejsce odpoczynku powinno natomiast pozwalać choć na chwilę odejść od stanowiska pracy. Nie musi być rozbudowanym pokojem relaksu. Czasem wystarczy spokojniejsza przestrzeń, w której można usiąść, napić się kawy i zrobić krótką przerwę.
Przestrzeń dla klientów
Jeśli firma regularnie przyjmuje klientów, partnerów biznesowych lub kandydatów, warto spojrzeć na biuro również z perspektywy gościa. Nie zawsze dobrze działa sytuacja, w której każda osoba z zewnątrz musi przechodzić przez całą przestrzeń roboczą, zanim dotrze na spotkanie. Przestrzeń dla klientów może obejmować miejsce oczekiwania i salę spotkań znajdującą się w łatwo dostępnej części biura. W firmach prowadzących prezentacje produktów lub usług może mieć również bardziej reprezentacyjny charakter. Tutaj liczy się nie tylko wygląd. Ważne są także prywatność rozmowy, wygodny dostęp oraz to, czy gość łatwo orientuje się w przestrzeni.
Jak połączyć wszystkie strefy w jedną funkcjonalną przestrzeń?
Samo stworzenie kilku stref nie wystarczy. Równie ważne jest to, gdzie znajdą się względem siebie. Miejsca przeznaczone do intensywnych rozmów nie powinny utrudniać pracy osobom potrzebującym koncentracji. Strefa dla klientów powinna być łatwo dostępna, a droga do kuchni czy części wspólnej nie powinna prowadzić przez najspokojniejszą część biura.
Warto więc pomyśleć o przestrzeni jak o codziennej trasie pracownika. Gdzie zaczyna dzień? Dokąd idzie na spotkanie? Gdzie może przeprowadzić krótką rozmowę? Czy musi przechodzić przez pół biura, aby dostać się do miejsca, z którego korzysta kilka razy dziennie?
Dobra aranżacja biura porządkuje te sytuacje zamiast tworzyć kolejne przeszkody.
Czy każda firma potrzebuje wszystkich stref?
Nie. I właśnie dlatego jak zaprojektować biuro nie powinno sprowadzać się do kopiowania modnych aranżacji. W niewielkim zespole jedna przestrzeń może pełnić kilka funkcji. Stół projektowy może służyć również do krótkiego spotkania, a część wspólna może łączyć miejsce odpoczynku ze strefą nieformalną.
W większej organizacji potrzebny może być wyraźniejszy podział, szczególnie jeśli część zespołu pracuje w skupieniu, a inne osoby przez dużą część dnia prowadzą rozmowy i spotkania.
Ważniejsza od liczby stref jest więc odpowiedź na pytanie: czy dostępna przestrzeń wspiera codzienną pracę, czy zmusza pracowników do ciągłego dostosowywania się do jej ograniczeń?
Jak zaprojektować biuro w Giant?
Realizacja takiego układu jest łatwiejsza, gdy sama powierzchnia daje możliwość jej swobodnej aranżacji.
W Giant w Poznaniu dostępne powierzchnie można kształtować pod potrzeby konkretnego najemcy. Oficjalna oferta wskazuje na otwarty plan pięter bez słupów wewnętrznych, możliwość tworzenia układu gabinetowego, open space lub rozwiązania łączącego oba warianty. Dostępne są zarówno mniejsze moduły, jak i większe powierzchnie oraz całe piętra.
To daje możliwość zaplanowania przestrzeni od strony potrzeb firmy: wydzielenia spokojniejszych miejsc do pracy, części zespołowej, sal spotkań czy przestrzeni dla klientów, zamiast podporządkowywania organizacji gotowemu układowi pomieszczeń.
Więcej informacji o dostępnych powierzchniach znajdziesz na stronie Wynajem biur w Poznaniu.
Co sprawdzić przed rozpoczęciem aranżacji?
Zanim powstanie układ biurek i ścian, warto odpowiedzieć na kilka pytań:
Ile osób korzysta z biura jednocześnie? Które zadania wymagają ciszy? Jak często pracownicy pracują wspólnie? Ile osób zazwyczaj uczestniczy w spotkaniach? Czy firma regularnie przyjmuje klientów? Gdzie można odbyć krótką rozmowę bez zajmowania dużej sali? Czy jest miejsce na przerwę poza stanowiskiem pracy? Czy układ będzie można zmienić, jeśli zespół się rozwinie?
Taka analiza daje znacznie lepszy punkt wyjścia niż rozpoczynanie projektu od pytania, ile biurek uda się zmieścić na danej powierzchni.
FAQ
Czy strefa skupienia musi być osobnym pokojem?
Nie. Jej forma zależy od wielkości biura i charakteru pracy. Może być osobnym pomieszczeniem, ale również spokojniejszą częścią większej przestrzeni.
Czy można wydzielić strefy bez budowania ścian?
Tak. W zależności od potrzeb mogą pomagać w tym ustawienie mebli, regały, przegrody czy odpowiednie rozmieszczenie poszczególnych funkcji. Przy wymaganiu większej prywatności lub izolacji akustycznej potrzebne mogą być jednak osobne pomieszczenia.
Czy małe biuro również może być funkcjonalnie podzielone?
Tak. Nie każda funkcja wymaga osobnego pomieszczenia. W małym biurze ważniejsze jest przemyślane łączenie funkcji niż tworzenie dużej liczby oddzielnych stref.
Biuro powinno odpowiadać na sposób pracy zespołu
Dobrze zaprojektowane biuro nie potrzebuje wielu efektownych stref tylko po to, żeby wyglądać nowocześnie. Potrzebuje przestrzeni odpowiadających sytuacjom, które naprawdę pojawiają się w ciągu dnia pracy.
Jeśli zastanawiasz się, jak zaprojektować biuro dla swojej firmy, w Giant możesz zobaczyć powierzchnie, które dają możliwość stworzenia układu dopasowanego do konkretnych potrzeb zespołu.
Poznaj Giant przy ul. Głogowskiej 151 w Poznaniu i sprawdź dostępne powierzchnie do aranżacji. Lokalizacja zapewnia dostęp zarówno samochodem, jak i komunikacją publiczną.
